[회고] 귀찮은 회의록은 왜 작성해야 할까?

회의 진행하시는 유느님

회의는 회의록까지 작성해야 정말 끝이 난다.

들어가며

직장 생활은 정말 회의로 시작해서 회의로 마무리된다고 해도 과언이 아닌 것 같습니다. 백엔드 개발자로 일하고 있지만 코드를 작성하는 시간보다 작업 내용 공유, 아이디어 정리, 프로젝트의 방향성 등에 대해 논의하는 시간이 훨씬 더 많을 때가 있습니다. 회의에 쏟는 시간은 연차가 쌓임에 따라 더 많아지는 듯 합니다.

회의를 한 직후에는 어떤 이야기를 했는지 명확히 기억이 나지만, 나중에 돌이켜보면 막상 무엇을 이야기했는지, 무엇이 핵심 포인트였는지 기억이 잘 나지 않았습니다. 이 부분을 개선해보고자 최근에 진행한 프로젝트에서는 회의록 작성에 에너지를 많이 쏟아보았는데 느낀 점에 대해 공유해보고자 합니다.

어떤 스타일의 회의?

최근에 진행했던 프로젝트에서는 크게 2가지 스타일의 회의를 진행했습니다. 

1. 작업 내용을 공유하는 sync-up 미팅. 정기적으로 매주 정해진 시간에 진행했으며 백엔드 개발자, 프론트엔드 개발자, UI/UX 디자이너 분들이 참석하셔서 각자의 파트에서 어떻게 진행되고 있는지를 공유하는 자리로 일정에는 무리가 없는지, 작업을 진행하면서 리스크는 없는지 등에 대해 공유했습니다.

2. 특정 주제에 대해 논의하기 위한 미팅. 비정기적으로 잡히는 미팅이었으며 논의할 특정 주제가 있다면 관련 멤버들만 초대하여 이야기하는 자리였습니다.

회의록 템플릿

아래와 같은 내용이 회의록에 포함되어 작성되었습니다.

• 회의 제목. 어떤 내용의 회의인지 인지할 수 있도록 하는 한줄 제목으로 작성
• 회의 날짜. 회의를 진행한 날짜
• 참석 멤버. 회의에 참석한 멤버
• 회의 내용 (Summary). 회의에서 나온 내용을 Bullet point 로 정리
• 회의 내용 (Detail). 회의에서 나온 내용을 주제별로 상세하게 작성한 내용
• Action Item. 회의 결과로써 미팅 이후 진행되어야 하는 내용에 대해 정리하며 담당자, 기한, 내용 등을 작성

저희는 보통 온라인으로 비대면 회의를 진행했기 때문에 회의 장소는 따로 기입하지 않았습니다.

느낀점

정말 귀찮다...

제일 크게 들었던 감정은 "귀찮다" 였습니다. 회의록 작성하는 것이 습관화가 되어 있지 않다 보니 매번 챙기는게 쉽지는 않았습니다. 회의가 있는지 확인을 해보고, 어떤 내용에 대한 회의인지 파악한 후 회의록을 미리 준비해야 하지만 까먹는 날도 많았습니다. 또한, 회의에 집중을 하다 보면 회의록을 작성해야 한다는 것을 깜빡하고 회의가 끝난 적도 있었습니다. 그래도 미팅 이후에는 꼭 어떤 내용에 대해 회의를 했는지 기록하려고 했고, 핵심 포인트들에 대해 정리했습니다. 

모든 내용을 다 기록할 필요는 없다

처음에는 회의에서 나온 모든 내용을 다 적어보고자 했습니다. 회의록보다는 속기에 가깝다는 느낌을 받았었습니다. 어떤 내용이 중요한지 바로 파악하기가 어려웠고, 바로바로 정리하는 것이 어려웠습니다. 길게 작성된 회의록을 나중에 다시 볼 때는 크게 의미가 없다는 것을 알게 되었고, 시간이 갈 수록 중요한 내용만 찾아내어 정리하고자 했습니다. 

회의록은 다 같이 작성하는 것

회의록 작성을 제가 주도적으로 맡아 진행을 했었습니다. 그래서 회의에 대한 내용을 잘 정리해야 한다는 부담감이 처음에는 좀 있었습니다. 최대한 잘 정리를 해서 팀원들께 공유를 드리면서 혹여나 빠트린 부분이나 추가되어야 할 내용이 있다면 추가해달라고 부탁을 드렸었습니다. 그랬더니 조금 더 풍부한 회의록이 되었고 혼자서 다 작성할 필요는 없구나 라는 생각도 들면서 부담감이 살짝 줄었습니다. 아마 회사 분위기나 팀 분위기에 따라 다르겠지만 회의록이라고 해서 팀의 막내가 작성하거나 특정 한명이 작성할 필요는 없다고 느꼈습니다. 우리는 `팀`이니까요.

하지만 꼭 필요하다

회의 내용을 정리하는 것은 귀찮고 부담스러운 일이지만 그래도 꼭 필요하다는 것을 느꼈습니다. 프로젝트를 진행할 때 QA 엔지니어가 계신데, 개발 와중에 진행되는 회의에는 참석하시지 못하셨습니다. 그래서 프로젝트 초기와 마무리되는 시점에 요구사항이 변경되거나 추가된 부분에 대해서는 따로 전달받지 못하셨다고 하셨습니다. 그래도 회의록 덕분에 빠르게 follow-up 을 할 수 있다고 하셔서 꼭 필요한 부분이라고 느꼈습니다.

또한, 회의록을 통해서 갑자기 변경된 요구사항에 대해서도 근거를 가지고 이야기할 수 있었습니다. 업무를 진행하다 보면 초기에 이야기했던 것과는 다른 요구사항이 나올 때가 있었는데, 예전 회의록을 기반으로 건설적인 회의를 진행할 수 있어서 좋았습니다.

Action Item 은 꼭 작성하자

회의에는 목적이 있고, 그 목적을 달성하기 위해 논의하는 자리라고 생각합니다. 따라서 회의 후에는 논의 결과가 나올텐데, 그 부분에 대해서 명확하게 작성할 필요가 있다고 느꼈습니다. 또한, 담당자와 기한에 대해서도 함께 적어두어 애매한 부분이 없도록 하는 것이 중요하다고 생각했습니다.

정리하며

당장은 귀찮지만 나중을 위해서라면 꼭 필요한 회의록 작성을 습관화하여 나중에는 큰 노력을 들이지 않고도 쉽게 작성할 수 있는 정도까지 연습하고 훈련해야겠다고 느낍니다.